在職場中，不管是在面對面的交談，又或者是電話中的討論，口頭訊息的傳遞有時會出現理解上的偏差，這種情況不僅會影響任務傳達，還可能導致誤解與衝突。所以如何能夠做到有效傳達，就是我們要注意的。
1. 簡單清楚表達與確認
強化口頭訊息傳遞的第一步，就是在傳達訊息時保持清楚和簡明。在傳達過程中我們可能會釋出很多的資訊，但為了確保自己的語言表達清楚，可以在最後再次重述重點訊息，以確認對方是否正確理解。這樣可以減少誤解的風險。
除了口頭傳達，還可以考慮搭配簡單書面或電子訊息作為輔助。這樣做不僅能提供參考，還能在需要時回顧與確認紀錄，讓訊息更具一致性。
2. 注意接收者的理解方式
職場上每個人的理解方式不同，有些人可以透過口頭訊息就清楚理解，而有些人依賴口語+書面記錄，更別說有些人需要用到完整的說明+交辦時限，不管對方是有意還是無心，了解對方的偏好與需求，並據此調整傳達方式，可以更有效地減少誤解。
訊息傳遞中也要加入時機點的考量，在一些特殊情況下，對方可能因為時間緊迫或環境干擾而無法完整接收訊息，甚至是出現虛應認同的情況，這時候也不可以就當作是取得共識。應考量用文字留下紀錄，或是另外找尋其他合適的時間點進行說明，並確保對方有足夠的注意力，是避免出現訊息偏差的重要策略。
3. 訊息傳達注意事項
3.1 在口頭訊息傳遞後，主動詢問對方對訊息的理解，並鼓勵對方提出問題或做出回應。這有助於雙方確認訊息是否被正確接收與理解。
3.2 將重要的口頭訊息轉化為書面記錄，並通過電子郵件或其他形式傳遞給對方。這不僅有助於後續查詢，還能防止因口頭表達不清而引起的誤解。
3.3 在傳遞重要訊息後，主動跟進對方的執行情況，並詢問是否需要進一步的說明。這樣能確保訊息不會因理解偏差而影響後續工作。
3.4 無論是在口頭還是書面溝通中，建立起自己清楚、明確的表達習慣，避免使用模棱兩可或過於複雜的語言，就能有效降低訊息傳遞中的誤解風險。
口頭訊息傳遞過程中出現偏差，是職場中很多人常遇到的挑戰，但透過上面的注意事項，我們可以盡可能減少這些偏差，確保訊息能夠準確地傳達並被理解，讓彼此在工作更加順暢地合作。
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